2015/12/18

为竞委会的调查作准备

作者:Neil Carabine, 云匡彦 (Edmund Wan), 贺墨亭 (Martyn Huckerby) 及 James Wilkinson

竞委会有权对涉嫌违反《竞争条例》的行为进行调查,包括不宣布的“突击来访”。本文章为如何应付调查及为突击来访做好准备提供有关的提示。

突击来访

竞委会可以向法庭申请搜查令进入该手令所授权的场地及搜查可能对调查有关的文件(即“突击来访”)。搜查令授权给竞委会去复印及/或充公在场地所搜到的文件及设备与器具(例如电脑)。

为突击来访准备

公司可采取以下的步骤去为突击来访作准备:

1. 编制突击来访手册,并派发给所有员工。手册应包括:

  • 竞委会在突击来访期间可以及不可以做的事情的描述;及
  • 员工应对突击来访时应采取的行动;及

2. 为员工举行培训,尤其是接待员、经理、财务人员、销售人员、资讯科技人员及公司内部律师。培训可以包括“模拟”突击来访。

突击来访期间

竞委会调查人员到达

员工应与竞委会的调查人员合作。然而,员工亦应适当应对,以最大限度地保护公司的合法权益。

当竞委会的调查人员到达时:

  • 高级员工或公司内部法律顾问应检查搜查手令及调查人员的身份证;
  • 要求调查人员在开始搜查前等待,直至公司内部或外部法律顾问在场。竞委会的调查人员将等待一段合理的时间让法律顾问到达;及
  • 请求竞委会将所有问题向单一联系人提问。联系人可以是公司内部或外部法律顾问或高级行政人员。

紧随

每一调查人员应在所有时候由至少一名员工或法律顾问紧随。如果员工发现在处所内有任何调查人员没有任何人紧随,应立即联络法律团队成员

作记录

对以下各项作出书面记录:

  • 调查人员搜查的地方;
  • 调查人员复印/取走的文件;及
  • 调查人员询问的问题及对问题的回答。

复印及取走文件及设备

竞委会可以复印在处所发现的有关文件。如果在合理及实际可行的情况下不可以复印(例如,有大量的文件),竞委会可以占用文件。在此情况下,应在搜查后尽快要求竞委会提供每一被取走的文件的经核证副本。

竞委会还可以拷贝或取走电脑及类似装置。应要求对拷贝或取走的资料进行图像复印。

在任何文件或资讯科技资料或设备被取走前,应制作记录每一被取走的物品的目录并与竞委会达成一致。在文件的情形下,本目录应包含每一文件的描述及页数。

回应调查人员的问题

搜查手令赋予竞委会有关的权力,可要求处所内的任何人对任何似乎属于有关的文件作出解释,或要求任何人声明(尽其所知所信)在哪里可以发现或取得该等文件。

法律顾问应在回应问题时在场。确保已经记录每一问题及答案。如果某个员工不确定是否需要回答某个问题,其应有礼貌地请求私下征询法律团队的意见。

法律专业特权

竞委会无权审核获得法律专业特权保护的文件。应要求竞委会的调查人员不要阅读或复印受特权保护的文件。如果竞委会拟取走受特权保护的文件,要求将该等文件封上封条及不得审阅,直至特权声称获得解决为止。

保密资料

如果某些文件有任何保密资料,应通知调查人员。公司不可以纯粹因为保密理由而拒绝出示文件。然而,竞委会必须按照《竞争条例》对文件保密。

妨碍行为

妨碍搜查令的执行是犯法行为,可判处最多监禁两年及最高罚款为港币$1,000,000。因此,响应突出来访的员工应该小心留意遵守手令的要求。

突击来访后

封条

如果搜查在第二天持续进行,竞委会的调查人员可以在整个夜间将任何个人的房间或处所的任何部分贴上封条。这样的目的是为了保护及保存证据。一旦被贴上封条,则必须十分小心地不要以任何方式干扰封条(例如,被清洁工干扰),并应当考虑雇佣保安人员保护任何贴上封条的门户。

情况汇报

调查人员已经离开处所后,应立即与涉及突击来访的员工举行情况汇报会议。员工应报告被调查人员取走的文件以及被询问的问题。告诉员工不要将突击来访的发生告诉第三方或其他员工(即没有涉及突击来访的员工)。

以后步骤

计划以后的步骤,包括考虑任何宽待申请(在外部法律顾问评估后)、宣传及员工士气。

要求交出文件或资料/回答问题的书面通知

竞委会可以藉书面通知(通知)要求任何人:

  • 交出关乎任何攸关竞委会调查的事宜的文件;或
  • 出席竞委会聆讯。

没有遵守通知属犯罪行为,可判处最多监禁一年及最高罚款为港币$200,000。

竞委会权利的限制

竞委会只能要求任何人分别交出或回答符合以下条件的文件或问题:

  • 文件或问题为竞委会合理地相信是关乎任何攸关该调查的事宜;及
  • 文件或问题不受法律专业保密权保护。

如果竞委会要求无关的或受专业保密权保护的资料,您可以考虑提出异议。.

保护机密资料

通知可能要求某人去交出关乎公司机密性质的商业活动的资料。如果这机密资料属通知的覆盖范围,该人一定要向提供竞委会这机密资料。

竞委会一定要保持机密资料的机密性质,但可以在指定情况下披露给第三方。例如,竞委会可以在以下情况下披露机密资料:

  • 披露是在执行竞委会任何职能的过程中作出的,或是在实施或作出竞争条例所授权的事情的过程中作出的(但在决定是否披露该资料时,必须考虑和顾及披露会否作成严重损害);或
  • 披露是按照审裁处或任何其他法院的命令作出的,或按照任何法律或由或根据法律订定的规定作出的。

没有保持沉默的权利

如果任何人收到要出席竞委会问答的通知,就算问题的回答可能会导致该人面临金钱或经济处罚的法律程序,该人必须回答该问题。但是,该人的回答及回应在以后的法律程序将不可接纳为证据。

不泄露机密信息义务

从竞委会收到的机密信息,不得向第三方披露

任何人收到竞委会提供的机密资料不能向任何其他人披露此机密资料。不合法的披露及在未经授权下披露属于犯法行为,可判处最高监禁两年及最高罚款为港币$1,000,000。

但是,机密资料可以在某些情况下披露,例如为索取法律意见作出或在与法程序有关连的情况下作出或根据法律作出的。

“机密资料”在竞争法有特定的含义。指—

1. 在竞委会根据本条例执行其职能的过程中,或在与执行该职能有关连的情况下,向竞委会提供或由竞委会取得的关乎以下事宜的资料—

  • 自然人的私人事务;
  • 任何人的属机密性质的商业活动;或
  • 向竞委会提供数据的人的身分;

2. 向竞委会提供的数据,而提供条款要求该数据须作为机密数据持有,或提供数据的情况要求该数据须作为机密数据持有;或

3.向竞委会提供的、根据《竞争条例》被指定为机密数据的数据。

公司能否透露它正在被调查中?

看来,披露限制仅涉及“机密信息”,其具有上面提到的具体含义。在某些情况下,公司正在被调查这一事实可能并不属于“机密信息”的含义之内。然而,出于谨慎,正被调查的公司(与员工和公司的人员)应该还是要小心,不要透露它正在被调查中的事实。

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