2020/03/02

疫情下的业务连续性及监管合规事项

本文由合伙人余曼丽律师以及萧蔼淇律师合作撰写。

新型冠状病毒的爆发和各地区随即采取的封关、限制交通等应对措施对各商业活动造成了严重影响,并在监管合规方面给香港的持牌机构、认可机构及所有的市场参与者带来了一系列挑战。

今年二月,香港证券及期货事务监察委员会(“证监会”)、香港金融管理局(“金管局”)及香港交易所(“港交所”)均发布了多份通告,解释其在当前疫情下对监管合规事项的要求和相关安排。这些通告及时地提醒了持牌机构、认可机构及其他相关的市场参与者关于业务连续性计划的重要性及监管机构的相关要求。我们在此列出一系列商业机构应当考虑采取的具体措施,以在当前的动荡时期保持业务连续性并确保监管合规。

疫情下监管机构对于监管合规的立场

证监会在其2020年2月5日发布的新闻稿中指出,相关人员应尽一切合理努力履行其监管责任,并遵守所有关于提交监管资料、作出汇报和其他期限的要求。但证监会也提到,若因“新冠疫情”而在业务运作上遇到特定困难,应及时与证监会沟通,暗示了可能存在回旋余地。

此外,金管局在其日期为2020年2月7日的信函中表示,关于认可机构提交年度财务报表和相关文件的法定期限,金管局愿意逐案考虑是否批准延长有关期限。认可机构须确保其申请延迟的要求是合理正当的,且须在切实可行的情况下尽快向金管局提交书面申请。

2020年2月4日,证监会和港交所发布了一份联合声明,为香港的上市发行人提供了关于疫情期间财务信息披露的指引。简单来说,发行人若由于疫情而无法按照上市规则的要求发布初期业绩公告和经审计的财务报表,则应尽快联系港交所并提供详细解释说明其可能无法遵守上市规则的原因。发行人若能够发布财务信息但是无法取得其审计师的同意,则仍应在规定的期限内发布没有审计师同意的财务信息。发行人及其董事应确保其已有并可能被披露的财务信息为真实和完整,并应对不确定的部分加以标注,以使投资者可自行评估并在完全知情的情况下作出投资决定。发行人还应当积极主动地与其审计师讨论审计计划和审计时间表,并密切关注任何最新发展。我们先前的文章对该联合声明进行了更深入的讨论,详情请见证监会及香港联交所鉴于新型冠状病毒感染疫情引起的旅游及其他限制,就刊发业绩公告发表联合声明

持牌机构应密切关注事态发展,留意是否有任何事宜导致其需要向证监会或金管局作出通知,例如,若疫情下的业务性质、业务计划、结构或整体状况发生重大改变。同时,即使存在替代性工作安排,持牌机构仍应确保所有监管记录均保存在香港境内由证监会批准的场所。

业务连续性计划

当遭遇灾难或流行病的打击时,设计并实施一份有效的业务连续性计划是根本,更为关键。2003年,当非典爆发严重影响香港和中国内地绝大多数城市时,金管局及证监会分别发布了多份通告,强调完善的业务连续性计划的重要性。金管局与证监会亦建议了若干项应急措施,可以构成业务连续性计划的一部分。这些建议同样适用于现时的情况及值得参考,他们包括:

应急准备和应对措施

  1. 建立一个跨部门的危机管理团队,以共享信息、作出公司决策并根据情况的变化修改相关安排。该管理团队亦应负责监控疫情的发展;
  2. 设立多个不同的重要运营团队;
  3. 安排运营团队在替代性场所办公,例如,其他办事处、备用场所或当条件允许时居家办公;
  4. 如有需要,安排海外办事处至少代替执行香港分支的部分运营活动;
  5. 针对可能出现的平仓、结算及交收事宜,与相应主体或交易所作出相关安排;
  6. 检查系统容量,若客户转移使用电子渠道,需为网上交易量的潜在增长做准备;
  7. 确保有充足的备用设施、移动计算/交流装置及网络宽带;
  8. 安排演习并测试突发事件应急预案、系统和装备;

环境卫生

  1. 更频繁地对办公场所进行清洁及消毒,遵守卫生署发布的关于保持工作环境干净、健康的指引;
  2. 建立感染控制程序,包括采购足够的保护装备(例如,口罩、手套、洗手液及消毒液),以供员工在需要时使用;

员工安全与意识

  1. 减少不必要的海外行程和会议,尽可能使用视频或电话会议装置;
  2. 确保已更新员工的联系电话;
  3. 告知员工公司为防预疫情爆发而采取的措施;
  4. 通过内部交流培训,说明良好的个人卫生的重要性,并向员工提供相关的健康建议及指导;
  5. 审查关于医疗政策、病假及其他假期的政策,并在需要时加强该等政策;

与外界人士的合作

  1. 鼓励客户使用电话或线上工具替代实地考察,若有特殊安排,及时与客户沟通;
  2. 若有任何员工或持牌机构受到疫情影响,应将最新情况通报给金管局、证监会及相关发牌机构关系经理;及
  3. 联系核心供应商及主要的外界服务提供商,以确保其有充分的应急计划并可以在疫情下随时启动该计划。

总结

监管机构建议并提供了一系列疫情下可以采取的特殊安排,以减低疫情的影响,但同时也一再强调这些特殊安排并非对监管要求的放宽。持牌机构、认可机构及所有市场参与者仍须尽一切合理且真诚的努力履行其监管责任,以避免受到处分。若在履行监管责任时在运作上遇到困难,应在切实可行的情况下,尽早与相关监管机构进行沟通。

商业机构应设计一份业务连续性计划以维持并保护业务连续性,应对疫情爆发或其他可能存在的危机。同时,商业机构应确保该计划的有效实施,并持续审查该计划,以便在需要时尽快做出改进。

主要联系人

金杜“一带一路”国际合作与促进中心

作为一家根植中国的全球性律师事务所,金杜于2019年3月成立了 “一带一路”国际合作与促进中心(KWM Belt & Road Center for International Cooperation and Facilitation,简称BRCICF)中心。

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