2019/09/29

金杜医药板块法律主题月 |医药企业推广环节虚假报销的调查与风险防控

作者:刘婷 黄丹丹

1. 强监管下的医药企业:是时候展现真正的反贿赂合规管理技术了

2019年12月正式生效的最新修订的《药品管理法》第一百四十一条规定:“药品上市许可持有人、药品生产企业、药品经营企业或者代理人给予使用其药品的医疗机构的负责人、药品采购人员、医师、药师等有关人员财物或者其他不正当利益的,由市场监督管理部门没收违法所得,并处三十万元以上三百万元以下的罚款;情节严重的,吊销药品上市许可持有人、药品生产企业、药品经营企业营业执照,并由药品监督管理部门吊销药品批准证明文件、药品生产许可证、药品经营许可证。”

相较于《反不正当竞争法》第十九条针对商业贿赂行为的行政处罚罚款(10万至300万),在最新修订的《药品管理法》生效后,针对医药企业的人员在药品经营中向医疗机构人员实施贿赂行为,实施的行政处罚的最低罚款金额将提高至30万。

2019年7月31日,市场监管总局下发通知,自8月至12月在全国范围内开展重点领域反不正当竞争执法行动,其中医药购销领域的商业贿赂行为属于各地反不正当竞争执法的重点查处范围。

所以,无论是从立法还是执法层面,打击医药企业向医务人员提供商业贿赂的执法始终处于高压态势。

面对这样的外部监管形势,不少医药企业意识到反贿赂合规管控的重要性,建立和完善自身的反贿赂合规管理体系已成为医药企业的“必修课”。

与此同时,监管环境趋严也使得实施贿赂的行为更加隐蔽,增加了企业的合规管理难度。并且,贿赂可能涉及对企业以外的人员进行调查,企业往往受到调查权限、外部人员配合程度等因素的限制。

因此,医药企业开始展现“真正的反贿赂合规管理技术”,更多的通过鼓励举报、开展调查、财务审计等多管齐下的方式,对与医务人员直接接触的医药代表、销售代表的费用报销加强内部管控,以期切断贿赂行为的资金来源,防范通过虚假报销的方式套取现金用于实施贿赂的行为。

2. 见招拆招:虚假报销“套路”中的常见漏洞有哪些?

《RDPAC行业行为准则》第7.1.4条规定,会员企业可提供的附属于医学互动交流活动的招待应限于:(1)场地和住宿,(2)交通,(3)餐饮和小食。因此,很多医药企业对于医药代表、销售代表岗位的员工,允许的报销款项也仅限于餐饮费用、租车费用、住宿费用、学术会议的场地费用等类型。
由于医药企业一般有较严格的票据审查流程,加上税务部门营改增之后,增值税发票的查询非常便捷,提供“假发票”进行报销的情况越来越少。常出现的是更为隐蔽的“真发票假交易”等“套路”。

但世上没有不透风的墙,即使“套路”再深,企业在调查中也并非无迹可寻。结合我们此类事件的调查经验,调查取证的突破口通常可以在常见“套路”的漏洞中寻找:

常见漏洞

调查取证途径

  1. 餐饮费用

餐厅不存在

ü  企业信息查询

ü  实地走访录像、询问周边商铺

ü  向业主、物业公司调查等

餐厅存在,但消费不真实

ü  与餐厅核实实际消费记录(对餐厅的配合度要求较高,企业自行开展的合规调查中往往难以实现。但实践中已有一些大型品牌餐厅,基于自身的反舞弊管控,配合度较高,例如海底捞的部分门店)

时间上存在矛盾

(如同一时间段有在其他城市的出差、乘坐出租车记录等)

ü  对比可能分批报销的其他报销单据

虚报本公司出席人员以满足款待的人均限额要求

(如同一时间虚报的公司其他出席人员正在出差、有其他的餐饮款待报销等)

ü  比对所填报的其他本公司出席人员的出差、休假、报销记录

ü  与其他出席人员访谈核实

虚报款待对象

ü  向款待对象核实,最好能够提供不在场(如出差)的证据

  1. 交通费用

出行时间存在矛盾

(如同一时间段在其他城市出差)

ü  比对差旅、休假、及其他报销记录等

金额、路途距离明显不合理

ü  通过导航软件、打车软件等查询所填报的起点至终点的距离、费用金额等

出租车车牌号为虚假

ü  向出租车公司、车管所等查询

报销虚假租车费用

ü  向租车公司查询派车记录

iii.       住宿费用

虚报住宿人

(如用亲属的消费记录进行报销)

ü  向酒店查询对应的入住记录(对酒店的配合度要求较高,需注意取证技巧)

ü  诉讼过程中申请向公安部门查询所填报住宿人的住房登记记录

消费实际未发生、存在矛盾

ü  比对其他出差、休假、差旅报销费用等

ü  向酒店查询对应的入住记录(对酒店的配合度要求较高,需注意取证技巧)

ü  诉讼过程中申请法院向公安部门查询所填报住宿人的住房登记记录

虚报被款待对象

ü  向款待对象核实,最好能够提供不在场(如出差)的证据

ü  向酒店查询对应的入住记录(对酒店的配合度要求较高,需注意取证技巧)

ü  诉讼过程中申请法院向公安部门查询所填报住宿人的住房登记记录

  1. 会议场地费

虚假的会议签到表等出席人员记录

ü  对签到表进行笔迹核对、必要时进行笔迹鉴定

ü  与虚报的出席人员进行核实,最好能够提供不在场(如出席人员出差、医务人员的挂号预约记录等)的证据

虚假的会议照片、图片

(如同一图片在不同的会议费用报销中出现,从网站下载图片等)

ü  比对其他会议类报销的支持文件

ü  实地走访会议场地现场

ü  查询网络图片来源

虚构会议

ü  向场地出租方进行核实

ü  按前两项调查方式比对虚构的支持文件

ü  比对员工其他的出差、休假、其他报销记录等,核对是否存在同一时间段的相矛盾的费用报销

3. 经历过涉及虚假报销的劳动争议案件,才知道医药企业有多难

面对层出不穷的“套路”,医药企业的合规调查团队、调查律师等见招拆招,也在实践中不断丰富和积累调查经验,运用越来越多的新型的调查方式和路径。基于医药企业反商业贿赂的严峻形势,此类虚假报销的行为,往往在医药企业的内部规章制度中被归类为“零容忍”的行为,一经发现即会导致劳动合同的解除。

但只有经历过虚假报销的劳动争议案件的医药企业,才知道反贿赂合规管理有多难。企业在劳动争议案件中,作为用人单位一方承担着较重的举证义务,稍有不慎,就将面临着解聘违规员工还需要“倒赔钱”的窘境。

结合我们处理的各地医药企业虚假报销类劳动争议案件的实践经验,在此类案件中,医药企业往往因为各种原因而在劳动争议中面临不利结果:

(1) 司法实践中对用人单位的举证要求过于严苛

很多涉及虚假报销的劳动争议案件中,员工提供的发票本身合法有效的,但交易却是虚假的,尽管在企业能够提供指向交易存在明显矛盾的证据,但在很多案件中,仲裁委和法院基于审理劳动争议案件的惯性思路,对用人单位的举证责任会提出近乎严苛的要求,导致企业一方甚至需要对“交易并没有实际发生”承担完全“证无”的举证责任,而非要求员工一方对企业已经证实高度存疑、存在多处矛盾的报销作出解释。甚至部分法官、仲裁员会对医药企业产生既有的“偏见”,认为医药企业在日常往往默许纵容此类行为,仅仅是在需要解聘员工时拿报销来“说事儿”。对此,医药企业常常只能一声叹息。

(2) 对虚假报销的违规事实证据不足

近期曝光的一起医药企业人员非法出售发票罪的刑事案件揭示出,目前市场上存在一些不法分子,通过注册餐饮类“开票公司”,专门向企业员工提供餐饮发票、消费水单、甚至POS机刷卡小票的“一条龙”服务,受限于企业的调查权限,对于此类“作假做全套”的虚假报销,企业在调查取证中面临极大的困难。

在我们处理过的此类调查中,也发现一些颇具规模的餐厅在暗访中表示可以根据顾客的“需求”刷卡、提供全套单据,在扣除一定比例的返点后返还现金。由于此类餐厅确实提供餐饮服务、票据一应俱全的“神配合”,除了合理怀疑外,很难获得更直接的证据来证明某一单具体的消费事实上“不存在”。

(3) 内部调查中忽略了证据保全、证据的呈现形式等问题

如前文所述,不同于一般的民商事案件,劳动争议案件中仲裁员和法官对于用人单位所提供的证据,无论是从证据的呈现形式、关联度等方面的把握会更为严苛。

因此,常常会出现在调查报告中调查团队认为已经“坐实”的虚假报销行为,劳动案件的代理律师拿到证据后却会做出证据不够充分的判断(比如一些调查核实的过程中,仅有调查人员单方面的简单图片记录,并未通过其他途径保全调查过程的证据,没有形成完整的证据链)。由于此时可能已经错失了调查取证的“黄金时期”,再要重新补充证据会更困难,最后导致“一手好牌打的稀烂”。

(4) 报销制度和流程不够完善

在用人单位败诉的涉及虚假报销的劳动争议案件中,有不少是判决所持的观点认为,用人单位已经审批了该笔款项的报销并实际支付,即视为认可所提供报销票据及支持文件,因此认为虚假报销的主张不成立的观点。而实践中很多医药企业的报销流程往往是先在系统中上传电子版审批单、票据及支持文件,经过形式审核后,再由员工将原件提交给企业或第三方的财务中心。合规或审计部门定期对报销进行抽样审查,发现存疑报销单据时,再对费用的真实性实施进一步调查。而对于这样的审查机制,很多企业在相关的报销制度中并没有明确说明,或者即便有说明,相比较于员工手册、行为规范等制度,此类制度往往缺乏完善的民主公示程序,从而导致仲裁员和法官无法采信,进而持对企业不利的观点。

4. 难处都了解了,风险防控的建议也得听一听

反贿赂的愿望是美好的,管理的道路是艰难的。但谁也不愿意看到怀有美好合规愿望的医药企业,不断碰壁、失去合规管理信心。为此,针对医药企业推广环节常出现的虚假报销问题,我们拿出以下几个方面的风险防控建议,任君取用:

(1) 制度完善方面

由于医药企业在推广环节虚假报销的情况较为普遍和突出,医药企业应该完善针对特定岗位(如医药代表)、部门(如销售部门、市场部门等)的费用报销制度。比如在制度中说明针对报销管理的提示性内容,包括:对报销的核查包括形式审批、实质性审查、抽样核查、专项合规调查等多重途径和方式;报销款的支付并不意味着对报销真实性的认可;即便已经支付报销款项,对于有存在明显矛盾的报销申请,在后续抽样核查、专项合规调查中,员工亦有义务配合提供补充材料、做出合理解释等;未尽到配合义务的,企业可作出对员工不利的判断等。

此外,对于此类专项制度和流程,应按照《劳动合同法》的要求履行民主和公示程序,对员工进行充分的培训和宣贯。

(2) 管控措施方面

一些有条件的医药企业,对于交通费用、餐饮费用、主要城市的住宿费用、会议场地费等考虑统一采购、统一供应商审核的方式,通过企业租车、打车平台,指定协议酒店、指定餐厅、指定会场等方式,与提供相关消费、服务的第三方建立“公对公”的合作关系,以减少敏感岗位、部门以个人费用形式进行报销的数量、频率。同时与该第三方的相关协议中,应约定第三方有义务配合医药企业的审计或调查及其他合规条款。

(3) 违规调查方面

由于此类调查一旦核实存在,后续往往面临着劳动关系的处理。由于劳动争议案件中证据的把握尺度不同,且各地司法实践也会存在不一致的情况,建议在调查阶段应尽早引入劳动律师参与此类调查,以确保在调查过程中最大程度地获得并以适当形式保全在劳动争议案件中对企业有利的证据。

(4) 行业协会方面

目前已有一些如零售企业、房地产企业、互联网企业基于打击舞弊的目的,以行业协会、企业联盟等形式分享违规员工、供应商的“黑名单”以增加员工的舞弊成本,打击舞弊行为。医药企业亦可考虑通过组建、参加类似联盟的方式,整合行业的资源。同时,有条件的行业协会,也可以通过针对性的沟通、论坛等方式,与劳动仲裁委、法院等不时分享和沟通相关司法实践及企业的实际操作和管理经验,通过增强交流,打破实践中对医药企业的或有“偏见”,致力于清除行业“积弊”。




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