2019/05/13

关于涉外专利实务中英文写作的四点体会

引言

• 随着“一带一路”的持续推进和中国进一步改革开放以及自主创新知识产权的大量涌现,国内专利工作者与国外同行或合作对象之间英文书面沟通的机会越来越多。在这个大环境下,以及在世界知识产权日这一天,非英语专业出身的我想斗胆献丑,谈谈关于涉外专利实务中英文写作的四点体会:

• 开门见山

• 从旧到新

• 体谅读者

• 正确使用词汇和标点

文章最后推荐了八本有关法律英文写作的书籍,与专利界同仁共享。

一、开门见山

开门见山是法律英文写作的一项重要原则,大意是说在文章开头即写清文章的目的和用意,以便于读者决定是否继续阅读下去,或者立即知道作者希望读者采取什么行动。这一原则在涉外专利实务的英文写作中尤其重要,因为涉外专利实务涉及大量时限的监视和管理,涉及许多技术内容和法律问题的分析,需要与相关的读者(如,公司技术人员或法务人员、国外律师事务所的律师或辅助人员)进行及时、有效的书面沟通。
开门见山的运用体现在专利法律文书的方方面面,比如一篇法律意见(备忘录、无效性分析、侵权意见)的第一个段落、专利说明书中每个段落的第一个句子、电子邮件的第一行或第一个段落,等等。下面仅以电子邮件、备忘录、和段落为例说明开门见山原则的运用。

(一) 电子邮件中的开门见山

进入互联网时代后,电子邮件逐渐成为主要书面沟通方式,几乎取代了传统邮寄和传真。除了办公设备的资金投入外,发送和接收电子邮件几乎是零成本的,这在一定程度上导致了电子邮件的泛滥。随着电子邮件的泛滥以及工作节奏的加快,人们阅读每封电子邮件的时间变得更短,对看似不相关的邮件直接删除。由于读者阅读习惯的改变,为使重要电子邮件不致被误删除或不读,在撰写电子邮件时严格遵守开门见山原则显得更加重要。开门见山的电子邮件,能够立即吸引读者注意力,方便读者判断是否对邮件感兴趣、是否继续阅读下去、以及是否采取相关行动。
按照开门见山原则,在电子邮件开头应当写明邮件的目的(报告案件进展?提供一般信息?提供法律意见?)、是否需要读者采取行动(给予指示?)、是否需要读者记录重要日期(OA答复日期?)等等。
下面邮件例子是发给美国客户的一封提醒邮件,目的是提醒客户注意我方前次邮件中的内容(客户迟迟不回复前一封邮件),提醒客户及时提供申请人信息。

例一:

We remind you of the below comments as presented in our letter of March 22, 2019. 

[此处内容略]

From the general power of attorney, we note that XXX’s full name includes a comma but the applicant’s name on the cover page of the WO publication does not (Chinese patent office is very strict with such formality issues).  Accordingly, we suggest to request, by June 5, 2019, the International Bureau to correct the applicant name.  We look forward to hearing from you very soon so that we may file this national phase application properly.

以上邮件第一句即讲明了本邮件的目的是提醒客户注意某具体日期邮件中的具体内容(以右缩进方式复制在邮件正文中,从而读者不必查找那封邮件,节省了时间)。另外,考虑到读者可能对那封邮件中的相关内容未完全理解,作者在本封邮件将相关内容重新表述一遍,并再次列出了重要日期。
关于撰写电子邮件(包括信函)的注意事项在多篇参考书目中都有涉及,例如,可见参考书目[2]第245-260页、参考书目[3]第332-339页。

(二)备忘录(法律意见)中的开门见山

备忘录(法律意见)等文书一般篇幅较长,而且已有基本固定格式。按照开门见山原则,建议在备忘录第一页,在目录之前,设置一个回答(或结论)部分,针对备忘录中的法律问题逐一简要回答。通过阅读备忘录第一页的回答(或结论)部分,读者能够快速了解文书中涉及的法律问题和简要结论。这样,如果读者对某部分内容感兴趣,他/她可以通过第二页的目录部分快速找到感兴趣的部分进行更细致的阅读。
知识产权案件,尤其是专利案件,一般难于理解。对于这类案件,Steven D. Stark在参考书目[2]的第240和241页建议在案件内容之前讲一个与生活相关的故事。比如,在详细描述(专利或侵权产品)的构成部件之前,先讲个故事说明这项发明是如何产生的,引导读者(法官或专利复审委)认识到这项专利的独特性。他举了一个软件著作权的例子(真实案件)。

例二:

(在这个例子中,作者先讲述了某个星期六早晨Abby玩电脑游戏的故事。然后,作者在下一段写到)
Has Abby infringed the copyright in Casablanca?  The book author’s copyright?  And – as Nintendo asserts in this case and the district court seems to have found – has she infringed Nintendo’s copyright in “Super Mario Bros. 3”?  To answer [the] ultimate questions, the Court will need to resolve the following questions. 

关于撰写备忘录和法律意见的注意事项可见参考书目[2]第230-267页、参考书目[3]第339-358页。

(三)段落中的开门见山

按照开门见山原则,每个自然段的段首应当是本段的主题句。每个段落的主题句讲明本段落的论点或结论。这样,通过阅读文章各个段落的主题句,读者即可快速了解文章大意和论证思路。在撰写专利说明书、意见陈述书、无效请求书以及电子邮件中建议尽量采用这种作法,从而使这些专利文件符合英语读者的阅读习惯。
另外,为了撰写段首主题句,作者需要更加全面、更加锐利地思考文章的内容和构成,从而提高了写作效率。
下面一个例子是我在某专利申请实质审查阶段中撰写的意见陈述书的片段(该专利已授权)。
例三:

In rejecting Claim 1, the Examiner alleges that D1 discloses the above features (i) and (ii); the Examiner also refers to D1 at paragraph [095] and Figures 9A to 9F as disclosing the above feature (iii).  Applicant respectfully disagrees because D1 is irrelevant to Claim 1 for three reasons as discussed below.  
First, D1 and Claim 1 process different signals.  D1 processes LFP signals and iEEG signals, and Claim 1 processes EEG signals, but these signals are technically different from and not analogous to each other.  D1 at paragraph [097] even recites that that iEEG is superior to scalp EEG but it may not possess sufficient resolution to observe ictogenesis.  
Second, D1 and Claim 1 use different hardware.  D1 uses penetrating multi-electrode array 230 and subdural grid 210, both of which are implanted in a patient proximate the brain of the patient . . . In Claim 1, however, the multiple electrodes are outside the skull and do not penetrate the patient’s brain because they are attached to a patient’s head only (see PCT specification, paragraph [00071], Figures 1, 12, and 13) . . . 
Third, D1 fails to disclose or teach the above features (i) to (iii).  As explained above, D1 processes iEGG signals, and thus the spikes as disclosed in D1 at, e.g., paragraphs [094] and [095] are spikes in iEGG signals . . . These spikes in D1 have nothing to do with the spikes in EGG signals as recited in Claim 1. . . .

从上述例子可以看到,作者在第一段中给出了主要论点“D1与权利要求1不相关,具有三点区别”。然后,在随后的三个段落中,作者分别从三个方面进行论证。每段的段首是本段的主题句,即,本段的小论点。这种写作方式,使得读者(审查员)很容易理解文章作者想到表达的技术内容,便于读者更正其对D1和权利要求1技术内容的错误理解。
关于段落主题句的详细阐述可见参考书目[3]的第81-83页。

二、从旧到新

从旧到新,是指在撰写文章时,应当从读者已知的旧信息开始,将新信息逐步展开,一点一点地呈现给读者。这样,便于读者自然地、快速地接收文章中的信息。该原则不但适用于文章中的各个段落,而且适用于段落中的各个句子。
下面的例子来自一份已授权专利的说明书。

例四:

            Figure 1A is a cut-away view of a sensing device 100 with an odd-symmetry grating 105 overlying a photo detector array 110.  The features of grating 105 offer considerable insensitivity to the wavelength of incident light in a wavelength band of interest, and also to the manufactured distance between grating 105 and photo detector array 110.  Grating 105 produces an interference pattern for capture by array 110.  Photographs and other image information can then be extracted from the pattern.  Images can thus be captured without a lens, and cameras can be made smaller than those that are reliant on lenses and ray-optical focusing.
 
上述段落很流畅,阅读起来令人感到很轻松,为什么呢?一个重要原因在于它遵循了从旧到新原则,逐句分析如下。
第一句从该专利的第一张图(图1A)开始描述,句中提到了新信息odd-symmetry grating 105。第二句紧接着描述旧信息grating 105(即前一句中的新信息odd-symmetry grating 105);第三句也在描述旧信息grating 105,然后提到了新信息interference pattern。可见,从Figure 1A到grating 105再到interference pattern是一个从旧到新的过程,新信息是一点点展开的,逐步提供给读者的。后句以旧信息(即,前句的“新”信息)为基础,提出本句的新信息(又将作为下一句的“旧”信息)。这种从旧到新的作法符合读者对文字信息的接收习惯,所以读者会感到自然、劲松、不突兀。
继续上述例子。第四句出现了新信息photographs和image information,读者可能会略感突然,但是同一句中马上提到了旧信息pattern,所以第四句对读者造成的突然感觉可能不会太强烈。当然,如果第四句倒过来写,比如写成“From the pattern, photographs and other image information can then be extracted”,读者感觉也许会更自然一些。不过,第四句很短,而且包含了连词“then”,所以读者阅读起来不会感到太突兀。
才接下来,第五句从旧信息image开始描述,提到了新信息lens,进而提到了更新的信息cameras。
通过上述分析可知,该段落中各句子之间遵循了从旧到新原则,所以读者阅读该段落会感到很轻松,很容易地接收段落中的信息,作者得以实现其写作目的。
关于从旧到新的详细阐述可见参考书目[3]的第13-38页。

三、体谅读者

写作过程中,作者自始至终要体谅读者,从读者角度出发,为读者着想,只有这样才能令读者方便地接收信息、乐于接受作者的观点、采取相应行动(例如,向作者发出同意的指示),因此作者也能实现其写作目的。前文讲述的开门见山和从旧到新是两种体谅读者的具体表现形式。

专利实务中,针对同样一项事务(比如,一件专利申请的递交或者实质审查请求的提醒),作者需要考虑所针对的读者的角色。读者是公司客户,还是个人客户?读者是公司法务人员,还是律师事务所的律师?不同角色的读者,对相关信息需要的详细程度和看问题的角度会有不同。取决于读者的不同角色,作者在撰写信函或法律意见时采用的语气以及写作内容详细程度应作相应调整,以便相应的读者能够更劲松、更自然地接收作者希望表达的书面信息,避免读者误会、产生疑问或反感。
专专利实务中,在撰写英文信函、法律意见等时,为了方便读者劲松、自然地获取作者希望传达的书面信息,作者需要注意注意容器(container)和地图(map)的运用。Stephen V. Armstrong等作者在参考书目[3]中多处介绍了容器和地图的概念。

一个容器,好比是一篇文章,容器内包含了作者拟向读者传递的信息。文章的各个章节分别是相应的小容器。每个章节又细分为更小的容器,即段落。段落又被分为更加小的容器,即句子。作者拟传递的书面信息是通过这些不同层次的容器,一点点、一滴滴地传递的。所以,作者需要设计好这些容器,才能保证书面信息的有效传递。

一个地图,好比是一个段落的主题句,或者是一篇文章的引言部分。作者通过先给出一个地图(相当于一个较大的容器),使读者先有一个大致印象。然后,作者按照地图,进一步讲述更加详细的内容(相当于较小的容器)。

前文例三第一段中的“Applicant respectfully disagrees because D1 is irrelevant to Claim 1 for three reasons as discussed below”相当于一个大地图(或大容器)。读到这句话时,读者心里产生一种预期,即,后文将按第一、第二、第三的顺序分别进行论证。而作者实际撰写的顺序正好反映了读者预期的顺序,所以读者很劲松地接收了作者拟传递的书面信息。随后三段的段首“First, D1 and Claim 1 process different signals”“Second, D1 and Claim 1 use different hardware”和“Third, D1 fails to disclose or teach the above features (i) to (iii)”分别是三个小地图(或小容器)。各段中又分别将这些小容器划分成更加小的容器(句子)。
专利实务中,在撰写信函、专利说明书、律师建议、意见陈述书、复审请求书、无效请求书和专利诉讼文书时,如果作者注意使用容器和地图的话,写出的文稿思路会是非常清晰的,乐于被相关读者接受的。

关于容器和图的概念以及如何吸引读者可见参考书目[3]的相关章节。

四、正确使用词汇和标点

英语中,不同词类之间有固定搭配。有些词有许多同义词、近义词。所以,作者在拿不准用什么词时,一定要查搭配字典。比如,opinion作宾语时,前面可使用的动词例如包括entertain、have、 hold、air、express、give、offer、pass、state、venture、voice、ask、seek、get、form和 change等;opinion作主语时,后面可使用的动词例如包括change、differ和vary等。搭配字典上没有列出的单词最好不要使用。
另外,有些单词看着像,但意思完全不一样,比如,preceding(前面的)和proceeding(诉讼程序),forgoing(放弃)和foregoing(前述)。作者一定要细心。
再有,有些英文标点符号与中文标点符号用法不完全一致,不要想当然地按照中文习惯使用英文标点符号。比如,英文的冒号“:”之前应当是一个完整的句子(专利权利要求中的冒号例外),冒号之后可以是列举的项目,也可以是解释或说明;但是,中文冒号之前不必是完整的句子。
关于英语词汇和标点符号的正确使用例如可见参考书目[4]的第107-152和209-228页、参考书目[7]的第139-177页、参考书目[1]的第173-190页、参考书目[5]等等。

五、参考书目

这里列举了我使用的部分参考书目。另外,网上也有许多关于英文写作的材料,但是一定要鉴别这些网上材料的真伪。有些网上材料很不严谨。

1. Bryan A. Garner, Legal Writing in Plain English - A Text with Exercises (2d ed. 2013) 

2. Steven D. Stark, Writing to Win - The Legal Writer (1st rev. ed. 2012)

3. Stephen V. Armstrong & Tomothy P. Terrell, Thinking Like a Writer - A Lawyer’s Guide to Effective Writing and Editing (3d ed. 2009)

4. Tom Goldstein & Jethro K. Lieberman, The Lawyer’s Guide to Writing Well (2d ed. 2002)

5. William Strunk Jr. & E.B. White, The Elements of Style (4th ed. 2000)

6. Steve Barber, Legal Writing (2d ed. 1997)

7. Mitchell Ivers, Random House Guide to Good Writing (1991)

8. Richard C. Wydick, Plain English for Lawyers (1978)

9. Jonathan Crowther, Sheila Dignen & Diana Lea, OXFORD Collocations Dictionary for Students of English (1st ed. 2003) 

10. The Blue Book - A Uniform System of Citation (18th ed. 2005)
     


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