2020/05/13

疫情防控|远程签约:疫情阻隔了我们,但阻隔不了签约!

新冠肺炎疫情发生期间,为了有效地防控疫情扩散,国家及各省市均出台了相关政策延迟假期和企业复工,并且很多行业和企业目前尚在采取自行延迟复工、远程办公以及特定员工自行隔离等各种防控措施,由此导致诸多企业由于企业负责人、授权代表或经办人员身处异地、暂未复工或处于隔离期等客观原因无法现场办理相关银行业务。作为应对,银行业金融机构已积极地拓展线上金融服务,优化和丰富“非接触式服务”场景,推动电子银行、手机银行等电子银行渠道提供服务。但是,在可通过电子银行渠道办理的个人银行业务、企业支付结算及账户等业务以外,由于监管部门要求或银行风控需要,仍有许多企业银行业务可能无法直接通过电子银行办理,存在现实而迫切的远程办理需求。因此,本文希望探讨合规可靠的远程签约方式,为疫情时期办理企业银行业务提供可行的建议。

一、远程签约主要包括哪些方式?

根据合同形式和签署方式,银行业务合同(包括业务合同及其附属的通知、确认等文件)通常可以分为两种类型:

(1)      以手写签名和/或者盖章方式签署的合同书或信件形式的纸质合同(简称“纸质合同”);和

(2)      以电子签名方式签署的数据电文形式的电子合同(简称“电子合同”)。

对于纸质合同的签约,基于我们的经验和观察,根据银行对核签方式、文件递交形式和方式等要求的不同,实践中除了由银行的工作人员(通常为银行客户经理双人或客户经理和风控经理双人)现场核对客户的授权文件以及授权代表的身份,现场见证纸质合同的签署方式(简称“当面核签”)以外,主要采取视频核签、邮寄签约以及邮件传签三种远程签约方式:

远程签约方式一:视频核签

由银行的授权代表通过实时视频远程核对客户的授权文件以及授权代表的身份,远程见证并记录业务合同的签署,再要求客户将签署的业务合同的原件邮寄至银行的指定地址,并视情况要求客户通过电子邮件/传真将签署的业务合同的扫描件或照片发送至银行的指定电子邮箱/传真号码。

远程签约方式二:邮寄签约

由客户自行签署银行的业务合同,并将签署的业务合同的原件邮寄至银行的指定地址,并视情况要求客户通过电子邮件/传真将已签署的业务合同的扫描件或照片发送至银行的指定电子邮箱/传真号码。

远程签约方式三:邮件传签

由银行或客户委任的法律顾问通过电子邮件同时向银行和客户的指定电子邮箱发送将业务合同的最终签署版本作为附件的签署指示,指示银行和客户各方由其授权代表自行打印和签署该等文件,再将已签署后的签署版本的扫描件或照片通过电子邮件发回至法律顾问的指定电子邮箱,并将已签署后的签署版本原件邮寄至银行或其法律顾问指定的地址,并授权银行或其法律顾问装订签署版本的原件并分别寄回给银行和客户各方存档。

上述签约方式可以简单总结如下:

签约方式

核签要求

递交要求

现场

视频

现场

邮寄

邮件/传真

当面核签

×

×

×

视频核签

×

×

[√]

邮寄签约

×

×

×

[√]

邮件传签

×

×

×

由此,在疫情防控的特殊时期,如果银行无法实现业务合同的现场核签,还可考虑如下远程签约方式:

(1)      以视频核签、邮寄签约以及邮件传签的非现场方式实现纸质合同的签约;或者

(2)      以可靠的电子签名实现电子合同的签约(例如以银行业目前普遍采用的办理网上银行业务的“U盾加银行卡密码”方式在线签署电子合同等)。

二、远程签约是否符合现行的监管要求?

在现行的银行业监管规定项下,中国银行保险监督管理委员会(简称“银保监会”)和中国人民银行(简称“人民银行”)等监管部门仅对企业银行的特定业务明确要求采取面签制度,具体包括如下方面:

基本存款账户开立:人民银行于2018年5月23日发布的《试点取消企业基本存款账户开户许可证核发业务处理办法》第八条要求“试点地区银行为企业开立基本存款账户应当实行面签制度,由两名(含)以上银行工作人员共同亲见企业法定代表人或者单位负责人在开户申请书和银行结算账户管理协议上签名确认,并留存面签的音频、视频资料。”但是,人民银行于2019年2月2日进一步发布的《企业银行结算账户管理办法》取消了企业开立基本存款账户的面签要求,明确允许银行“可采取面对面、视频等方式向企业法定代表人或单位负责人核实开户意愿,具体方式由银行根据客户风险程度选择”。由此,在能够妥善核实企业开户意愿的真实性的情况下,银行可以根据不同客户的风险程度选择对特定客户采取视频方式进行基本存款账户的开立,而不必须进行“面对面”核实开户意愿。

企业贷款发放:银保监会(原银监会)办公厅于2014年2月19日发布的《关于加强信贷管理严禁违规放贷的通知》中要求“在贷款合同签订和发放阶段,要坚持合同面签制度,严防在未落实贷款条件或客户经营发生重大不利变化情况下发放贷款,严防客户用虚假支付依据支取贷款”。根据我们的解读,前述规定旨在要求银行采取贷款合同面签制度,以防止银行在未落实贷款条件,客户经营发生重大不利变化,或使用虚假支付依据的情况下发放贷款。如果银行已经采取有效措施能够妥善防范前述风险,则监管部门并不强制要求银行对企业贷款严格实行面签。并且,根据我们对银行业的了解,实践中目前银行业仅按照《个人贷款管理暂行办法》的相关规定对个人贷款业务完全严格执行面签要求,而对于企业贷款,银行业基于不同的风险控制要求并不严格实行合同面签。

因此,我们理解,在企业银行业务办理过程中,如果银行综合考虑业务类型、客户风险程度及其他风险考量因素对企业账户开立、企业贷款等企业银行业务采取非现场的业务合同签约方式,其并不违反现行的明确监管要求。但是,对于基本存款账户的开立而言,需要专门采用符合监管要求的视频方式予以核实开户意愿的真实性。

值得关注的是,人民银行和银保监会等多个监管部门于2020年1月31日联合发布的《关于进一步强化金融支持防控新型冠状病毒感染肺炎疫情的通知》中要求银行业金融机构提高疫情期间金融服务的效率,并明确规定“对受疫情影响较大领域和地区的融资需求,金融机构要建立、启动快速审批通道,简化业务流程,切实提高业务办理效率。在受到交通管制的地区,金融机构要创新工作方式,采取在就近网点办公、召开视频会议等方式尽快为企业办理审批放款等业务”。由此可见,在疫情防控期间,银行在特定情况下采取妥善的远程签约方式完成银行业务合同的签署符合相关监管部门的金融支持疫情防控的政策精神。

三、远程签约在法律上是否有效?

根据《合同法》的相关规定[1],当事人订立合同,可以采取书面形式,而书面形式包括合同书、信件以及包括传真、电子邮件和电子数据交换在内的数据电文。具体就上述远程签约方式而言:

(1)      以视频核签、邮寄签约或邮件传签方式签署的纸质合同

鉴于该等远程签约方式项下客户将会以手写签名和/或者盖章方式签署纸质合同,并最终以邮寄方式向银行递交其签署的纸质合同的原件,该等远程签约方式从法律角度而言与现场核签并无实质性区别,仅为银行采取不同的方式核实或者见证客户的签署,或者以不同的方式寄送或交换业务合同的原件。根据我们的检索,司法实践中法院在不少案例中直接认可以邮寄方式签署合同的有效性。

根据《合同法》第三十二条的规定,采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。由此,以该等远程签约方式签署的银行业务合同,作为以合同书形式签署的纸质合同,在满足《合同法》规定的合同的一般生效要件的情况下,将会构成有效的书面合同。

(2)      以电子签名方式签署的电子合同

《电子签名法》第三条和第十条明确规定:“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书,当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书,不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力”,而且“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。根据前述规定,在客户和银行使用符合《电子签名法》规定的可靠电子签名,并以符合《电子签名法》规定的数据电文签署电子业务合同的情况下,该等电子合同亦将构成《合同法》和《电子签名法》项下有效的书面合同。

四、远程签约的业务合同及相关电子数据是否构成可采信的证据?

(1)      构成何种类型的证据?

在采取上述远程签约方式的银行业务办理过程中将会产生的主要文件和资料通常包括:(A)递交或邮寄的业务合同的原件或复印件;(B) 电子邮件/传真发送的业务合同的扫描件/照片;(C) 视频核签所拍摄或录制的视频记录;以及(D) 电子合同的数据电文。

根据《民事诉讼法》(2017年修正)第六十三条、《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释》(法释[2015]5号,简称“《民诉法解释》”)第一百一十六条等规定,民事诉讼中的证据包括书证、视听资料以及电子数据等各种类型的证据。书证是指以文字、符号所记录或表示的,以证明待证事实的文书,如合同、文件、票据等;视听资料是指用录音、录像的方法记录下来的有关案件事实的材料;电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。

书证与视听资料、电子数据的根本区别在于记载方式和原始载体不同,书证的原始载体就是书面文件本身,以该书面文件所记载的内容证明案件事实,而视听资料、电子数据的原始载体并非书面文件,而是以存储设备或电子介质方式存在,并以该存储设备或电子介质中的信息证明案件事实。视听资料与电子数据之间的根本区别在于表现形式上,视听资料强调可视可听动态过程,而电子数据强调对数据的记录方式。需要说明的是,《合同法》第十条规定合同订立的方式包括“书面形式”,第十一条规定该“书面形式”包括数据电文(如电子邮件)等形式,但此处的“书面形式”并不完全等同于民事诉讼中的“书证”,如果合同是以电子邮件、电子合同等方式订立,则该电子邮件、电子合同一般构成电子数据证据,而非书证。书证、视听资料、电子数据之间区别的意义在于对每一类型证据的举证、证据能力(作为证据的资格)等要求并不相同,详见下文分析。

概括而言,在民事诉讼过程中,远程签约项下的业务合同原件和复印件、传真发送的业务合同的扫描件/照片是以书面文件所记载的内容证明签约的事实,属于书证;视频核签所拍摄或录制的视频记录属于视听资料;电子合同的数据电文则属于电子数据。

(2)      证据的提交有何要求?

为证明证据本身的真实性、合法性,《民事诉讼法》、《民诉法解释》以及即将于2020年5月1日起生效的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》(法释[2019]19号,简称“《证据规定》”)均对书证、视听资料、电子数据等证据的提交作出了具体规定:

书证:应当提交原件,如双方签字或盖章的合同。提交原件确有困难的,可以提交复制品、照片、副本、节录本。其中,法律上的“确有困难”是指书证原件遗失、灭失、毁损或原件在对方控制之下等情况,如果是因原件存放异地而不便携带至法庭等情况,并不属于“确有困难”。

视听资料:应当提供存储该视听资料的原始载体,例如银行业务人员拍摄或录制视频的手机。实践中,对银行业金融机构而言,如果视频核签时所拍摄或录制的原始视频可能是直接存放于指定机房设备中而无法将该设备携带至法院,通常的解决办法是对该视听资料进行公证,并将公证文书等文件提交给法院,以证明视听资料的原始载体。

电子数据:应当提供原件。电子数据的制作者制作的与原件一致的副本,或者直接来源于电子数据的打印件或其他可以显示、识别的输出介质,视为电子数据的原件。实践中如电子合同的电子数据证据通常展示给法庭时是提交该电子合同打印件,但该打印件并不完全等同电子数据原件。《证据规定》第十五条第二款明确只有“直接来源于电子数据的打印件,视为电子数据的原件”,但对于“直接来源于电子数据”的证明,法院通常需要当事人对存储该电子数据的计算机等中的数据信息进行公证或现场演示等其他方式,以证明提交给法庭的打印件确系直接来源于最原始的电子数据。

(3)      是否构成可采信的证据?

根据《证据规定》第八十七条[2]等规定,对某一份证据是否可被采信,需要满足真实性、合法性以及关联性要求。真实性是指该证据本身真实,即证据有原件,不存在为伪造、变造等情况,真实性要求是证据被采信的基础;合法性是指证据的出具主体、来源等必须合法,否则根据《民诉法解释》第一百零六条(非法证据排除规则)[3]等规定,将不会被法院采信;关联性是指证据需要与待证事实相关联系,无关联的证据也不会被法院采信(合称“证据三性要求”)。

当某一证据的真实性、合法性出现瑕疵时,如果无法提供证据原件、视听资料或电子数据存在剪辑等疑点,并不意味着该证据完全不会被采信,只是采信难度会加大,需要其他证据加以补强以证明其真实性,根据民事诉讼法中的证据补强规则,如《证据规定》第九十条规定:“下列证据不能单独作为认定案件事实的根据:…(四)存有疑点的视听资料、电子数据;(五)无法与原件、原物核对的复制件、复制品。” 在当事人提交其他证据补强的情况下,法院会结补强证据进一步综合审查判断该证据是否可以作为认定案件事实的根据。需要说明的是,由于视听资料、电子数据存在容易被复制、篡改等特征,相较于书证而言,法院对其真实性的审查非常严格,《证据规定》第九十三条[4]对电子数据证据真实性明确规定应综合多方因素判定。实践中,为防止虚假诉讼或侵害第三人权利等情况,不少法院会结合其他证据来认定是否采信视听资料或电子数据证据。

根据上述分析和我们对相关司法案例的研究,就以远程签约方式签署的银行业务合同及其过程中产生的视频记录、电子数据等证据而言:

(A)     对于业务合同,其属于书证,在银行可以提供原件且业务合同不存在授权瑕疵等问题的情况下,通常可以单独作为可采信的证据。如果无法提供原件的,需要结合其他补强证据的情况确定其真实性,例如当事人通过视频记录证明签署业务合同的过程以及业务合同的内容,或者通过电子邮件发送的业务合同签署版的扫描件等,只要该等视频记录和邮件的真实性可以确证,即可证明当事人之间签署过业务合同,业务合同的真实性被法院接受的可能性比较大;

(B)   对于视频核签的视频记录,就其本身而言属于视听资料证据,如果该等视频记录不存有疑点且符合证据三性要求,通常可被法院采信。司法实践中亦有部分案例直接采信视听资料证据,例如新疆塔城地区中级人民法院(2017)新42民终1301号、北京市第二中级人民法院(2012)二中民终字第16720号等。考虑到视频核签中的视频记录通常是为了辅助证明业务合同的订立,提交该视频记录可进一步佐证业务合同的真实性,例如重庆市第三中级人民法院(2019)渝03民初4号和安徽省合肥市中级人民法院(2019)皖01民终3349号)”中法院均将开户视频和签约视频作为一项证据以认定相关交易合同的有效性和真实性;

(C)     对于以电子邮件/传真发送的业务合同的扫描件或照片,通常是为了证明双方签约和确认的过程,其中:(i) 对于通过电子邮件发送的业务合同扫描件或照片,是以存储于电子介质方式存在,通常属于电子数据,在能提供电子邮件的原件,能证明该电子邮件不存有疑点(即不存在剪辑、修改等伪造、变造情形)并符合证据三性要求情况下,通常可单独作为可采信的证据;(ii) 对于传真发送的业务合同扫描件或照片,如果银行可以提供合同原件与该等扫描件或照片进行核对,且符合证据三性要求,通常可单独作为可采信的证据;

(D)     对于电子合同,其属于电子数据证据,如果该等电子合同是由第三方独立认证平台所认证或者在银行的正常业务活动中形成, 且符合证据三性要求, 通常能获得法院的采信。而根据我们的案例研究,银行卡信息加密码、U盾加银行卡密码等方式目前在司法实践中已经得到法院的普遍认可。

五、远程签约具有哪些潜在的法律风险以及如何有效防范?

尽管上述远程签约方式相较于传统的现场核签更为便捷和高效,但由于银行工作人员无法实地当面地核实客户的公司授权和身份证明文件,亲见客户的签字并核对业务合同的内容,从而可能导致在业务合同的真实性、有效性及证据的可采性等方面存在一定的法律风险。电子签名和电子合同涉及较为复杂的技术知识和法律认定,可以参见本所文章“电子签名法律问题,看这一篇就够了”[加入该篇文章的链接],本文不再专门分析。

而对于视频核签、邮寄签约以及电子传签,我们建议银行在业务过程中特别关注如下方面,并建立完备的内部规章制度和操作流程,以有效地防范风险:

(1)      视频核签

身份的真实性和授权的合法有效性:视频签约过程中银行将无法在客户或银行的工作场所当面验证客户的法定代表人或其他授权代表的身份证明原件文件,以及该等授权代表是否由客户根据其组织性文件进行合法和有效授权。为降低该等风险:

(i)             如为新客户,建议银行要求客户提前向银行寄送或发送加盖其公章的营业执照等公司主体资格文件、法定代表人或其他授权代表的身份证明文件、公司授权文件及其必要资料的复印件,并通过其他合法公开的途径验证客户及其授权代表的登记和身份信息的真实无误,且在视频核签过程中要求客户展示该等文件以及相关印鉴的原件,由银行工作人员逐项仔细核对与原件的一致性;

(ii)           如为现有客户,建议银行在视频核签过程中要求客户展示其授权代表的身份证明文件和(如需要)公司授权文件的原件,由银行工作人员逐项仔细核对原件与客户之前在银行预留的身份和授权文件以及印鉴的一致性。

意愿的真实性和内容的准确完整性:作为合同有效性和业务合规性的前提条件,银行应当确保企业办理相关业务为其真实意愿,以避免欺诈或争议。为此,建议银行要求客户的法定代表人或其他授权代表在视频过程中清晰地展示其所处的真实环境以及签署的业务合同的详细条款及签署页,并按照银行要求的方式和内容明确地表达其真实意愿,并确认客户所提交文件的真实有效性以及所签署的业务合同内容的准确完整性(例如完整朗读银行要求的声明或确认语句)。

证据资格及证明力:如前所述,由于视听资料、电子数据存在容易被复制、篡改等特征,法院对于其证据资格及证明力的审查相较于书证更为严格。为避免在出现争议的情况下客户质疑或否认业务合同或其内容的真实性,建议银行要求并保留视频记录以外的其他证据以补强其真实性,例如要求客户除向银行邮寄相关文件的原件或复印件外,还以约定的法定代表人或其他授权代表的公司电子邮箱向银行发送相关文件的扫描件,从而可以对业务合同及其内容进行相互印证。

(2)      邮寄签约/邮件传签

适用的审慎性:在邮寄签约和邮件传签的方式下,银行并不能直接地核实客户的身份证明和授权文件,以及其办理相关业务的真实意愿,由此可能导致相关业务合同的有效性由于在客户的主体资格和有效授权、缔约的真实意愿(包括但不限于是否存在重大误解或者欺诈胁迫等情况)等方面的不确定性而引发纠纷或引起抗辩。由此,除应满足相关监管部门的明确要求(例如前述的基本存款账户的开立须采取面对面或视频方式核实开户意愿)外,建议银行应根据不同的业务和客户的风险等级,审慎地在其业务过程中单独使用邮寄签约或邮件传签作为业务合同的签约方式,如在特定业务中或针对特定客户予以采用,应确保其将结合其他有效方式核实客户身份和授权的真实有效性以及办理相关业务的意愿真实性。例如,基于客户之前在开户过程中已经妥善完成的身份识别结果和预留的授权代表名单及其印鉴办理后续业务或者进行交叉验证。

证据资格及证明力:尽管在邮寄签约或邮件传签方式项下客户均会向银行提供已签署的业务合同原件,在符合证据三性要求的情况下,该等原件作为书证可被法院单独作为可采信的证据。但是,为避免在特定情况下客户与银行保存的原件出现差异,或者银行未能对业务合同妥善存档而导致无法提供原件,建议银行要求客户或其法律顾问以约定的电子邮箱或传真向银行发送签署的业务文件的扫描件或照片,以在争议情况下有效地佐证业务合同及其内容的真实性。

并且,对于以邮件传签方式签署的业务合同而言,鉴于其作为电子证据在证据资格方面需要满足特定条件方可被单独作为可采信的证据,为避免在签约后对其真实性出现争议,建议银行要求客户或其法律顾问尽快在要求的时限内向银行寄送该等业务合同的原件。



[1] 第十条 当事人订立合同,有书面形式、口头形式和其他形式。

第十一条 书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。

[2] 第八十七条 审判人员对单一证据可以从下列方面进行审核认定:

(一)证据是否为原件、原物,复制件、复制品与原件、原物是否相符;

(二)证据与本案事实是否相关;

(三)证据的形式、来源是否符合法律规定;

(四)证据的内容是否真实;

(五)证人或者提供证据的人与当事人有无利害关系。


[3] 第一百零六条 对以严重侵害他人合法权益、违反法律禁止性规定或者严重违背公序良俗的方法形成或者获取的证据,不得作为认定案件事实的根据。


[4] 第九十三条  人民法院对于电子数据的真实性,应当结合下列因素综合判断:

(一)电子数据的生成、存储、传输所依赖的计算机系统的硬件、软件环境是否完整、可靠;

(二)电子数据的生成、存储、传输所依赖的计算机系统的硬件、软件环境是否处于正常运行状态,或者不处于正常运行状态时对电子数据的生成、存储、传输是否有影响;

(三)电子数据的生成、存储、传输所依赖的计算机系统的硬件、软件环境是否具备有效的防止出错的监测、核查手段;

(四)电子数据是否被完整地保存、传输、提取,保存、传输、提取的方法是否可靠;

(五)电子数据是否在正常的往来活动中形成和存储;

(六)保存、传输、提取电子数据的主体是否适当;

(七)影响电子数据完整性和可靠性的其他因素。

人民法院认为有必要的,可以通过鉴定或者勘验等方法,审查判断电子数据的真实性。


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