国际仲裁实录：仲裁程序的启动（上）

根据统计数据，自2011年以来，中国企业在新加坡国际仲裁中心（下称“新仲”）和香港国际仲裁中心（下称“港仲”）参与的国际仲裁案件的数量一直名列前茅。[1] 此外，新仲2021年度报告显示，有相当数量的中国企业介入到国际仲裁程序中，成为案件当事人[2]。

陈主任的故事

陈主任是一家中国企业的法务总监。2016年9月的一天，他收到一家外国企业的代理律师发来的邮件。该邮件称，陈主任作为法务总监，亲自参与了该中国企业在东南亚某国的投资项目，该外国企业现准备就该投资项目中的工程合同，在新仲申请启动仲裁程序，并同时附上了一份《仲裁通知书》。

陈主任收到上述邮件后，颇感诧异：该外国企业要启动新仲的仲裁程序，为何直接通过邮件向我发送《仲裁通知书》？

根据陈主任的经验，在国内仲裁中，一个仲裁案件的启动是从申请人向仲裁委员会提交申请、办理立案手续开始的。一般情况下，在仲裁委员会受理了案件，申请人缴纳了全部应缴仲裁费后，仲裁案件会获得一个案件编号。随后，仲裁委员会通知被申请人，并将申请人提交至仲裁委员会的仲裁文件一并转发至被申请人。为何这次陈主任仅仅收到对方当事人的邮件而没有收到仲裁机构的邮件？

陈主任收到的文件《仲裁通知书》，英文称之为“Notice of Arbitration”。他很疑惑：这是一份什么样的文件？是否需要回复？还是根本不用理睬？陈主任没有办理国际仲裁案件的经验，出于谨慎，她马上将该《仲裁通知书》转给了她熟悉的国际仲裁律师盛律师，请他进行协助。

盛律师告诉陈主任，该外国企业的代理律师作为专业的国际仲裁律师，如果要启动仲裁程序，应当在第一时间联系新仲、进行立案，而不应将《仲裁通知书》直接发到陈主任的邮箱。对方将《仲裁通知书》直接发过来，或许是想通过此举来给我方施加压力，不排除对方想跟我方谈判解决的可能性。

果然，该外国企业在发送上述邮件后，并没有在新仲进行立案，相反，其打电话给陈主任，要求在香港面谈，并在面谈中提出了巨额索赔数额。该索赔数额及其理由，与发给陈主任的《仲裁通知书》内容一致。因为该索赔数额大大超过了这家中国企业可以接受的范围，经过了几轮沟通，最终该中国企业还是终止了谈判。

不知不觉中，一年过去了，该外国企业悄无声息。直到2017年的夏天，陈主任收到了来自新仲的一封邮件，邮件还附上了该外国企业提交的、修改了日期的《仲裁通知书》。陈主任心想，看来这次国际仲裁案是真的来了。

根据新仲2016年仲裁规则第3.1条[3]，如果申请人要在新仲启动仲裁程序，应当向新仲的秘书局（新仲2016年仲裁规则的用词是“主簿”，英文表述为“registrar”）申请立案，并缴纳相应的登记费。缴费完成之后，申请人会获得新仲的案件编号，新仲秘书局也会将申请人启动仲裁程序的信息和《仲裁通知书》发送给被申请人。这个流程与大家熟悉的国内仲裁的立案流程是一样的。

在实践中，不乏有申请人向新仲秘书局提交了立案申请、但迟迟不支付登记费的情况。在这种情况下，申请人是否会推进仲裁案件，尚无法确定，因此新仲秘书局通常不会立刻将申请人的《仲裁通知书》转发给被申请人。

在启动仲裁程序方面，港仲的仲裁规则有所不同。根据港仲2018年仲裁规则第4.1条[4]，如果申请人在港仲启动仲裁程序，则需要将《仲裁通知书》同时发送给港仲的秘书局和被申请人。因此，无论申请人后续是否完成登记费的缴纳，被申请人都会在第一时间知道申请人的动议。

唐总的故事

唐总公司签署的一份合同中包含了根据UNCITRAL仲裁规则在越南胡志明市进行仲裁的仲裁条款。根据2010年UNCITRAL仲裁规则第2条和第3条[5]，仲裁程序的启动由申请人负责将《仲裁通知书》发送至被申请人指定的地址或电子邮箱。由于下述案件属于“临时仲裁”，因此没有仲裁机构的介入。

此外，唐总公司签署的合同的最后一条还提供了唐总公司参与该项目的BVI公司的注册地址（实际上是BVI的一个信箱号码）、以及唐总公司的公司邮箱和副总经理邱总的个人QQ邮箱。

据此，在2019年，唐总公司签署的合同的相对方将《仲裁通知书》通过Gmail邮件发送至唐总公司的公司邮箱和邱总的个人QQ邮箱。但是，该邮件在进入唐总公司的公司邮箱时，被邮箱系统认定为“垃圾邮件”，导致唐总公司没有看到该邮件，而此时邱总已经离职。

根据2010年UNCITRAL仲裁规则的第2条[6]，合同的相对方，即案件的申请人，将《仲裁通知书》发送至唐总公司的公司邮箱和邱总的个人QQ邮箱后，即视为唐总公司，也即案件的被申请人，已经收到该仲裁文件。

根据2010年UNCITRAL仲裁规则的第4.1条[7]，唐总公司在“收到”《仲裁通知书》后的30天内，应当与申请人进行沟通，提出自己对申请人的仲裁请求的回应（通常是“否认对方的指控”），并就仲裁庭的组成程序与申请人进行讨论。

在该案件中，仲裁地是越南胡志明市。由于胡志明市没有明确规定当地的仲裁机构可代为管理UNCITRAL临时仲裁案件，因此当唐总公司在《仲裁通知书》发出两个月后，才从邮件垃圾箱里发现该邮件，属于在没有仲裁机构介入的情况下，出现被申请人由于不知道仲裁程序已经启动而未参与仲裁程序的情形，导致被申请人失去了部分行使程序权利的机会，包括仲裁员的指定和仲裁时间表的制定等。

仲裁程序的启动方式

根据上述两个案例，我们了解到申请人启动国际仲裁程序有三种沟通方式：

（1）申请人通过向仲裁机构申请而启动仲裁程序，由仲裁机构向被申请人发送《仲裁通知书》；

（2）申请人向仲裁机构和被申请人同时发送《仲裁通知书》，以启动仲裁程序；

（3）申请人直接向被申请人发送《仲裁通知书》，以启动仲裁程序。

采用第（1）种或第（2）种方式，仲裁机构的邮件通常不容易被邮箱系统视为垃圾邮件而遭到拦截，因此，被申请人在收到《仲裁通知书》方面更有保障。在这一点上，可以说采用“机构仲裁”或许比采用“临时仲裁”更为可靠。

无论如何，中国企业需要了解，像中国国内仲裁机构那样通过快递、专门向当事人送达仲裁文件的做法，在国际仲裁实践中属于例外，并不常见。

根据笔者的经验，国际商事仲裁机构的惯常沟通方式就是电子邮件，只有最终裁决书的正本通常会由仲裁机构通过快递邮寄给各方当事人和仲裁庭，其余仲裁过程中的所有文件的传送，均依靠电子邮件以及当事人提供的云储存平台，由仲裁员和当事人自行下载。如果仲裁庭要求当事人提交纸质版的仲裁文件，也是由当事人自行安排国际快递，并自付费用。

综上，对于仲裁程序的启动，笔者建议：第一，尽量选择“机构仲裁”；如果是“UNCITRAL临时仲裁”，尽量选择可以管理UNCITRAL临时仲裁案件的仲裁机构所在地作为仲裁地。[8] 这样，相关的仲裁机构才可以介入案件，协助当事人启动仲裁程序，包括通过邮件向被申请人发送《仲裁通知书》。

第二，中国企业应当关注涉外合同的最后一条，一定要增加双方当事人的通讯往来地址，比如提供中国企业在国内的通讯地址，而非提供类似BVI公司的通讯地址。此外，还应考虑约定，凡是涉及诉讼或仲裁的文件，除了电子邮件之外，发送方还应当通过国际快递向另一方寄送告知。国际快递文件的收取需要人工签收，因此被忽略的可能性较低，以保障中国企业尽量在第一时间了解仲裁程序的启动情况。

总之，启动仲裁程序的沟通方式是一个技术性的小问题，但是“魔鬼在细节”，国际商事仲裁的程序具有不可逆性质，比如失去了指定仲裁员的机会将无法弥补等。因此，关注这样的技术细节实属必要。本专栏下一节将具体介绍有关《仲裁通知书》的内容以及对该文件应如何认识和回应。下期再见。

*本文对任何提及“香港”的表述应解释为“中华人民共和国香港特别行政区”。

感谢律师助理晁俊青对本文作出的贡献。