商业、办公地产项目运营法律实务系列之一：出租方如何应对清场法律风险

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经历三年疫情后，我国经济运行仍受到内外部多种因素影响，经济恢复也面临着一个波浪式发展、曲折式前进的过程，充满了挑战和压力，特别是作为第一大支柱行业的房地产行业受到较大冲击、表现不佳。以港资房企为例，2024年上半年，恒隆地产内地租金收入为33.38亿港元，同比下滑6%，其开发运营的上海恒隆广场的期末租出率同比下降10%，香港置地基本利润同比下跌32%，置地广场项目空置率增加至2.6%[1]。在此整体背景下，商铺、办公楼的出租方因承租方逾期支付租金、擅自退租等各种原因而不得不单方解除租赁合同的发生频率大大增加。在出租方根据租赁合同约定及法律规定行使解除权后，有权利亦有义务尽快清场并收回租赁房屋，以避免自己损失的扩大。但此时承租方往往不配合交还房屋，如何应对清场过程中的潜在法律风险成为出租方关注的重点问题，一旦操作不当极有可能会加剧双方的矛盾纠纷，也可能为出租方向承租方主张欠租、违约金等造成障碍。

就此，我们基于以往的实务经验，就出租方如何应对此类情况可能出现的法律风险进行初步探讨并提出以下注意事项，供各位读者参考。

一、准备工作

1. 审核房屋租赁合同等相关文件内容，确认满足合法清场的条件：

出租方清场并收回租赁房屋的前提通常是因承租方的违约行为（如长期拖欠租金）而导致出租方行使单方提前解除租赁合同的权利。在出租方与承租方签署的房屋租赁合同等相关文件中，通常会明确约定房屋租赁合同关系解除后的租赁房屋复原、交还等的安排。出租方应当注意核查该等文件约定的清场条件并在实务过程中注意严格按约定执行（包括已向承租方送达合法有效的解约函、满足合同约定的出租方清场程序要求等）。

2. 提前向承租方发出关于复原、清场事宜的提醒函：

及时发送各种函件提醒承租方既是督促承租方按约履行合同的重要方式之一，也是有效避免或减少出租方风险的方式。

因此，不论相关租赁合同是否有明确要求，出租方应当注意在正式清场前向承租方发出关于清场事宜的书面提醒函，提醒承租方清场事宜的相关安排及法律后果。

3. 确定清场时间：

出租方通常需要根据房屋租赁合同等相关文件的约定予以确定（如合同中无特殊约定的，则一般应在房屋租赁合同关系解除后的合理时间内进行，即避免在租赁关系存续期间清场），并协调参与清场各方的时间。

4. 组织、协调、通知清场各参加方相关清场安排。

二、常规清场流程

（1）清场当日，在出租方人员、物业管理公司人员、第三方见证方（如律师）均在场的情况下，开启租赁房屋的门锁后进行清场。

特殊情况下，如出租方人员未掌握租赁房屋门锁钥匙或租赁房屋内部分房间钥匙，可以考虑直接拆锁、破锁或请第三方开锁公司开锁。破锁过程应注意租赁房屋有几个出入口，并注意一次只开启一道门，所有人员均从一个出入口进出。

（2）从开启租赁房屋门锁时起，出租方人员负责进行全程视频拍摄，并保证视频记录中呈现租赁房屋内的遗留物品、装饰装修、复原状态等真实、完整的情况。

鉴于后续出租方与承租方可能就清场相关事宜产生纠纷，届时法院可能需要出租方提交该等视频的原始载体以证明该等视频的真实性，故出租方最好使用摄像机等专门设备进行视频拍摄，并妥善保存该等专门设备及视频记录；尽量避免直接使用出租方人员、物业管理公司人员或第三方见证方人员等的手机设备进行视频拍摄，否则可能存在相关原始载体查找困难或丢失等情况，从而对后续的诉讼产生不利影响。

（3）清点并记录租赁房屋内的遗留物品、装饰装修、复原状态等（就装饰装修、复原状态等，可由出租方安排工程业务团队从专业角度予以记录）。进入租赁房屋时应当做到有序进入、妥善记录、谨慎清点、认真封存、安全搬运与存储，避免侵犯承租方财产的所有权。

（4）拍摄、抄录租赁房屋对应的水表、电表、燃气表等读数（基于租赁房屋所在物业管理方要求，可由出租方安排工程业务团队专业人员拍摄、抄录相关读数）。

（5）安排现场遗留物品的清理、搬运及其他复原工作（如清场仅需记录清场当日租赁房屋现状的，则该步骤可在下述第6步结束后进行，并同步以视频记录）。

（6）上述步骤完成后，清场人员撤出并关闭门锁，保护现场（如换锁、贴封条），停止拍摄。

（7）就上述清场过程，必要时可邀请公证人员至现场进行公证（如现场遗留物品及装修价值较大、预判较大可能会产生诉讼纠纷等）。

（8）如出租方无须留置相关遗留物品，则应当及时向承租方发出关于领取遗留物品的通知函，通知其限期领取遗留物品；如承租方超出期限未领取的，出租方将自行处置（请注意关注相关房屋租赁合同对遗留物品的处置是否另有特别约定）。出租方完成清场后应当将相关遗留物品进行统一存储，并将该等物品保留一段合理的时间（可视物品实际情况而定），待确定承租方大概率不会再就相关遗留物品向出租方主张权利时再行处置。

三、出租方内部程序及清场记录

出租方完成清场工作后，应当注意妥善保存以下记录：

（1）租赁房屋内的现场遗留物品清单（由清场现场的各参与方代表签字）；

（2）租赁房屋内的现场装饰装修情况、复原状态记录（主要适用于可能涉及索赔或与承租方存在争议的情形）；

（3）记录清场过程及现场情况的视频；

（4）清场当日租赁房屋的水表、电表、燃气表等读数照片（如涉及）。

此外，清场完成后出租方应做好租赁房屋回收后的内部流转安排，由业务、法务、工程、物业、财务等各部门做好相关衔接工作，推进相关房屋的复原、再出租等工作，避免出租方的损失扩大。

四、特殊情况的处理

以上是关于出租方清场时的常规注意事项，实践中还可能发生一些较为特殊的情况，我们就此总结了以下类型化问题以及相关建议供各位参考。

1. 清场后承租方遗留的物品、装修价值较大时应注意什么？

遗留物品的处理往往是租赁合同纠纷中容易产生争议的重要事项之一。对于遗留物品或遗留装修价值较大的情形，出租方应更加谨慎地处理，尽可能避免承租方借此向出租方索赔或产生其他法律风险（如相关物品属于第三方所有，或有可能被认定为赃物等）。就此，提示关注如下：

（1）出租方应事先充分通知承租方，在出租方无须留置相关遗留物品的情况下，尽可能由承租方自行领取遗留物品或对房屋装修进行拆除复原（有的案件中法院认为出租方仅发送一次通知尚不构成充分通知行为，因此出租方在实际处置遗留物品前可尽量多发几次通知并注意保存证据）；

（2）如经出租方多次合理通知后承租方仍不领取相关遗留物品，则出租方可将该等物品保存一段时间（如六个月到一年），确定承租方大概率不会就此向出租方主张权利后再处置该等物品（如出售、丢弃等），并做好该等处置工作的工作记录、文件保存工作，以备后查；

（3）如出租方判断其解除租赁合同的基础不够扎实、有较大可能被承租方挑战的[2]，则最好在自行处置相关物品、拆除相关装修前聘请专业评估机构对相关物品、装修的价值进行评估，以便于将来应对承租方可能提出的索赔；

（4）如承租方涉嫌犯罪已被立案侦查或有可能被立案侦查，则最好在处置相关物品前与公安机关等部门核实相关遗留物品是否有可能被认定为赃物以及是否可以自行处置；

（5）关于如何避免擅自处分第三方所有的存放于租赁房屋内的物品而可能导致的风险，详见下述第2点。

2. 清场后第三方存放于租赁房屋内的物品（如店铺会员寄存在租赁房屋内的物品）如何处理？

出租方应当首先审查房屋租赁合同等相关文件并确认是否有相关约定，如有则按照约定执行；如无相关约定，则应当考虑如下方式：

（1）如无法确定第三方或其联系方式，可在租赁房屋外张贴公告或在出租方的官方公众号等平台发布公告（如有），通知第三方及时领取；

（2）如可以确定第三方及其联系方式，可直接发函通知第三方要求其及时领取物品；

（3）如第三方主动声明系物品所有权人并要求领回物品，应当要求其出示证明相关物品所有权的文件，签署相应的承诺函，并要求承租方给予书面确认。在满足上述条件的前提下，出租方可考虑同意由该等第三方直接领取相关物品。

3. 涉及承租方经营共享办公等转租业务、存在较多小租户时应注意什么？

小租户作为次承租方往往向承租方预付了相关保证金、租金等费用，出租方进行单方清场将对小租户的权益产生较大影响，届时也往往容易产生纠纷、增加清场难度。因此对此种清场应更为谨慎，应当特别注意如下：

（1）出租方解除租赁合同前，应先对小租户的情况进行摸排，包括小租户的名称、数量、转租面积、小租户预付保证金及租金的大致情况等；

（2）根据摸排情况制定相关清场方案，明确清场流程及对不同情况的应急预案，例如小租户不同意腾退房屋时如何处理、是否同意直接与小租户签署新的租赁合同、签署新租赁合同时小租户向承租方支付的保证金及租金如何处理、小租户对于清场采取激烈反抗措施时的应对方案、承租方及小租户遗留物品的搬离流程管理等；

（3）如出租方决定解除租赁合同后强制清退小租户，则应注意：

1）出租方解除租赁合同后应尽早告知各小租户合同解除情况，并要求小租户限期搬离，告知方式可以是在醒目位置张贴公告或直接向小租户发函等；

2）尽可能要求承租方配合对小租户的清退事宜，并要求其承担因该等清退对小租户产生的相应责任（如退回保证金及预付的租金等）。

4. 公证注意事项

根据《中华人民共和国公证法》《公证程序规则》等相关规定，申请公证事项是否合法是公证处受理公证申请前的重点审查事项。在出租方单方解除租赁合同的情况下，公证处很可能对该等解除是否合法有效，以及后续清场是否可能侵犯承租方对租赁房屋的合法占有权等存在疑问和顾虑。

因此，根据我们的实务经验，公证处对于此种情况下的清场公证往往持较为谨慎的态度。如出租方认为有必要进行公证的，则应当提前与公证处做好沟通，包括能否公证、可以公证的范围及内容（例如公证处是否仅同意对清场过程的录像进行公证，还是可以对相关遗留物品清单等一并进行公证）等。不同公证处的审查尺度及要求亦存在较大差别，需要就具体案件情况进行具体沟通。

5. 如何应对商铺销售会员卡/储值卡可能带来的纠纷？

对于在租赁房屋开设商铺的承租方已向消费者出售会员卡/储值卡等的情形，如商铺承租方停止经营，则有可能导致消费者无法追回预付的相关费用，在其难以找到商铺承租方的情况下，不仅有可能直接向出租方索赔，也会对租赁商铺所在物业的经营秩序、商业形象等造成一定的不利影响。

此外，根据《最高人民法院关于审理预付式消费民事纠纷案件适用法律若干问题的解释（征求意见稿）》[3]，相关消费者直接就此向出租方索赔在将来亦有可能得到法院支持。

就此类情形，出租方可以考虑如下：

（1）出租方在发出解除租赁合同的书面函件后尽快在醒目位置张贴公告或在出租方的官方公众号等平台发布公告（如有），以公示形式告知消费者相关店铺即将停止营业并建议其尽早与店铺承租方联系解决相关遗留问题；

（2）如有应退还承租方的费用（如租赁保证金等），则可考虑在合同允许的范围内延长退还期限至租赁房屋收回后的一定期间，比如保留至依合理判断因会员卡/储值卡导致消费者索赔的风险已基本消除时。

以上内容供各位读者参考，并希望对各位有所帮助。后续我们会继续推出相关商业、办公地产运营系列文章，希望各位继续关注，谢谢！

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