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疫情防控 | 如何应对突发事件对企业供应链的影响

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作者:王峰、戴梦皓

 2020年1月31日,世界卫生组织("WHO")宣布新冠肺炎("NCP")疫情构成国际关注的突发公共卫生事件("PHEIC")之后,多个国家和地区相继宣布对中国实施暂时旅行限制或是暂时禁止进口来自中国的食品等产品。中国各地在抗疫战中也采取包括延迟复工、控制人员流动等措施全面管控疫情。而作为世界工厂,中国因疫情所受到的冲击也影响到包括汽车零配件在内的多种产品的全球供应链安排。 

针对这种突发事件对供应链的影响,以及可能采取的减轻损失的对策, 我们结合实际工作经验,分享我们的看法和建议,希望能够在这次抗疫战中尽一份力量。

一、 供应链风险将会来自多方面

   对于企业来说,供应链最重要的两个环节在于,供给侧的稳定和交付的准时。在目前的疫情发展情况下,各类型企业开工之际,供应能否满足企业正常生产需求,以及是否能够准时交付将是一个不得不面对的严峻问题。我们建议企业需要落实以下几个重点。

1. 供应商的供给能力是否存在不确定性。

根据现在的情况,作为一种抗疫战的措施,中国境内各地均出台了一系列限制人员流动、延迟复工复产的政策,如建议从外地返回后自行隔离14天等。可以预见的是即使在2020年2月10日复工之后,也有相当一部分职工因为防疫需要,无法正常返岗复工,在这样的情况下,供给能力是否存在着隐患将是一个重点问题。

在这里需要提示企业,由于现代化的供应链各个步骤环环相扣,在审核供应商的供给能力的时候,需要对第二级供应情况做个预判,即对供应商的供应商的供给能力是否正常有个预判。举例来说,口罩是预防病毒感染的重要物资,不仅是普通民众的需要,更是保护医护人员的重要手段。这个阶段第一级的供应能力是口罩供应量,即口罩生产商的生产能力。如果生产能力受到人员复工,延迟开工等影响,那么供应能力就会受到影响。但同时,生产口罩的原材料的供应是否有问题,也是一个关键内容。生产员工和生产设备都有保障,但生产口罩的原材料如聚丙烯无纺布的供应出现问题,那么口罩的供应量也会被影响。所以,在确认供应稳定性方面,特别是在当前全民抗疫的情况下,对于第二级供应情况做预判,会有助于企业对供给侧的情况有更清晰的认识。这在很多突发情况下,都有实际的指导意义。

2. 生产计划的调整和监控

现代化的供应链管理,大多数企业均实行可视化的管理方法。如对产品生产制定生产计划(Production Plan or Demand Supply Plan)。一般来说生产计划根据产品的生产周期设置,以笔者先前在知名外资企业供应链13-14年的工作经验来说,供应链部门负责人员每周都会审阅生产进度。如在正常情况下,生产计划可以前3个月生产以周为单位安排,后9个月以月为单位安排,并每周对生产计划循环审阅。

在抗疫战这种特殊时期,企业需要非常关注生产计划的调整和监控。在上游供应不确定的情况下,建议企业适当增加对生产计划的监控,如每天审阅生产情况并预估之后的产能。另外,企业也可以考虑增加班次来提高生产能力。目前有报道所称的部分企业间相互借调员工以保证生产能力,安排志愿者夜间加班增加生产班次等临时措施,大家均可借鉴。

3. 关于交付的问题

在抗疫战中,交付是一个比较复杂的问题。通常来说,企业应当根据合同中约定的条件和方式交付货物。但从商业角度来说,实际的交付需要有多个方面的考量,如目前市场处于买方市场还是卖方市场,供给和需求的关系,客户对于延期交付的承受度,企业交付的变动和稳定(这和企业的生产周期和供应链变化情况相关),资金流的稳定等。需要通盘考虑,而不只是简单的依约执行的问题。

是否可以援引"不可抗力"就合同无法履行的情形进行免责是现在的热门话题。目前中国国际贸易促进会("贸促会")也表示愿意帮助企业出具疫情不可抗力证明。关于不可抗力在法律上的定义本文不再赘述,但是,结合国际供应链安排中的一些惯例,我们在此做以下提示:

a) 从目前贸促会出具的疫情不可抗力证明的内容上来看,其核心在于证明目前疫情发生的情况下的一系列客观事实,如延期复工等。不可抗力的主张是否可以被接受,必须结合合同的具体内容,如:合同标的、交付期限、交付方式(如EXW条款,买方自提货)、适用法律等综合判断证明所述客观事实是否足以影响合同的履行。特别需要提醒的是,在涉及能源类大宗货物的国际货物买卖合同中,往往设有照付不议条款(Take-or-Pay Clause),要求买方在采购量未达到照付不议量时,需无条件及不可撤销地按照付不议量支付货款。以因疫情或其他原因造成的市场和供需波动为由,要求免除或暂缓付款义务在此类合同中往往不会被接受。近期两家欧洲知名的能源公司即拒绝了某中国能源公司以不可抗力为由要求延迟履行合同下付款义务的要求。

b) 其次,基于贸促会不可抗力证明所列明的客观事实,其实际产生的法律后果,根据不同的准据法,在不同的争议解决机构处理下可能会有不同的认识。在普通法系下,与不可抗力近似的概念是"合同受挫"(Frustration)或"履行不能"( Impracticability of Performance),但相比于中国《合同法》中的不可抗力定义,两者的适用情形、可能产生的法律后果并不完全相同。例如,根据《美国统一商法典》第2-615条第(c)项的规定,卖方若因意外事件的发生而难以履行合同,则其负有及时通知买方迟延交付或无法交付的义务;《美国第二次合同法重述》第270条第2款中则规定,意外事件发生时,如另一方在合理期间内保证自己将履行全部合同义务,请求免责的一方则应尽其所能履行其所能履行的义务。尤其是在履行不能的判定上,普通法系下需要评估客观事件所造成的履行不能是否具有实质性影响,否则并不能当然导致合同解除的后果。在国际贸易合同中,往往约定的准据法为普通法系的法律,约定的争议解决机构也往往是境外的仲裁机构和法院。在这种情况下,就疫情引发的合同履行争议,企业需要慎重对待。

4. 其它需要考虑的问题

a) 关于外汇支付问题

如果涉及国际贸易,在交付可能被延时的情况下,支付也会经常被连带影响。在货物贸易外汇管理中,超过规定期限的预收付货款和延期收付货款,作为贸易信贷的重要监测项目,根据《货物贸易外汇管理指引》及《货物贸易外汇管理指引实施细则》的有关规定,相关企业均有义务通过货物贸易外汇监测系统向外管局进行报送,一旦贸易信贷余额比率等指标出现较大偏离,外管局可以对企业实施现场核查。未履行相应报告义务及无法对贸易信贷指标较严重偏离进行合理解释的,外管局可以调整企业的外汇管理登记,进行严格的外汇监管,这很可能会对企业的正常贸易收支带来负面影响。所以需要企业提前预判并与主管机构协商。国家部门在这次抗疫战中已经发布了很多支持企业的规定,相信在这一问题上企业可以获得适当的支持。

b) 物流在途时间有必要重新考虑

在物流周期上,疫情所造成的运输、清关和交付周期延长更为显而易见。由于疫情的影响,途经中国的人员、运输工具和货物根据疾病的传播方式的不同,很可能需要接受额外的卫生检疫要求。以美国为例,美国疾病预防和控制中心("CDC")下属的全球移民检疫部("DGMQ")为美国卫生检疫的主要负责部门,根据《联邦法规汇编》第42章第71节的规定进行进口卫生检疫工作。DGMQ有权采取多种公共健康预防措施,诸如:要求船只进行到港前的传染病情况通报、船只到港后对人员和货物进行卫生检疫和隔离、进行灭鼠、灭蚊并出具相应灭鼠、灭蚊证书等。此外,CDC可根据具体流行传染病的具体情况,严格限制或禁止特定种类媒介动物进入美国(如SARS期间,对果子狸的禁令)。满足卫生检疫所需的手续须花费额外时间,企业应提前做好准备。

二、 在当前抗疫战下,我们的一些建议

从企业内部管理角度来说,解决问题从来都不是一件简单的事情,而是需要从多个方面进行考虑研判可行度和效果,权衡各方利弊,找到合适的解决方案,并预备合适的备选方案。在当前情况下,我们结合实际工作经验,提供一些建议供大家参考。

1. 精细化管理供应能力

如上述分析和提出的观点,现阶段企业需要对供应商的供应能力充分掌握。从这个角度讲,企业可以和供应商一起对供应能力做出精细化规划,如:第一,供应量审核应该具体到日或周的水平,这当然取决于产品特点,但一定要适当增加对供应情况审核的频率,从而尽可能达到对供应水平的实时监控;第二,对供应中的运输管理也需进行核实,权衡运输义务由对方负责还是企业直接负责孰优孰劣,何者更有保障;第三,第二级供应能力可以纳入与供应商的供应规划审核中,确保供给侧的信息清晰透明;第四,是否有替代供应资源。如果企业有两家供应商提供需求情况下,对第二家供应商的供应情况需要同时考虑;

2. 客观面对合同履约问题

在合同履行中,面对疫情企业需要和合同相对方进行坦诚地沟通。预料之外的疫情和各种突发事件,需要合同双方共同面对,积极处理,因为只有如此方能尽可能将各种不利影响降到最低。而交付的约定往往是所有问题的核心。双方需要根据实际受影响程度明确目前的情况对交付的影响,如是否会导致交付不能,或是交付延迟;该等情形是否已达成不可抗力条件,还是需要变更交付条款等;这些问题均需要在清楚了解合同内容以及适用的合同准据法的前提下,进行有理有据的讨论,在争取最好的解决方案同时,保护和维护自己的权益。

3. 在疫情等突发情况下,需要调整交付问题

调整产能不是简单的问题,增加进货渠道,增加人员工作时间,增加工作班次,还有志愿者的支持等等都可以帮助企业应对产能不足,保障及时交付。但这些安排会涉及到一系列新问题,譬如:新供应方的质量考核与合规评估,用工相关的劳动法问题等。非常时期虽然有压力,但是合法合规也不能忽视。在涉及的劳动用工,环保等多个领域,企业可以参考近期金杜研究院发表的相关文章或是直接联系金杜团队咨询相关意见,确保相关应急操作不会带来额外法律风险。

在一些大型项目上,如果项目涉及交付产品类型较多,项目管理部门可以考虑调整交付顺序。在笔者先前的工作经验中,曾在部分货物交付延误时,协调客户先交付其它物项和服务,并实时更新受影响货物的情况,协调客户方面的相关工作,从而帮助客户控制住了潜在影响和损失。这些经验也可供大家参考。

4. 国际运输能力下降的影响

运输义务一般是在合同中预先约定的,而无论合同哪一方负责交付的国际运输问题,都不得不要面对目前运输周期变长或不确定的风险。在当前疫情下,特别是世界卫生组织在确定新冠肺炎疫情构成国际专注的突发公共卫生事件后,一些国家先后加强了对自中国进口货物的检疫检查,而且减少了运力,如部分取消飞机航班和船运航次等,这些都对国际运输增加了压力和不确定性。所以在国际运输问题上,企业一定需要提前关注航班和航次的变化。即使是大企业和运输公司有约定服务,但在突发情况下,确认并保障运力能力是不可缺少的一环。

5. 关于支付问题

如在上文引述的,已有两家国外企业拒绝了一家中国企业援引不可抗力要求延迟履行支付义务的要求。这一情况为企业敲响了警钟,企业需要审慎评估合同条款对自己的影响。特别是那些与交付、支付相关的条款,包括但不限于:交付条件,交付方式,交付的条款,交付阻断/中断条款,支付条款,不可抗力条款,免责条款,适用法律等。只有明确这些内容背后所隐含的实质法律权利义务,才能有比较切实的解决方案。

另外,外管方面的合规要求也需要重视。在疫情发生后,国家政府部门密集出台了多方面政策帮助企业共抗难关,并放宽了部分监管措施。如上所述,我们建议企业和当地主管机关沟通,以便掌握第一手信息。相信政府部门会根据实际情况,有针对性继续出台政策帮助企业渡过难关。

6. 准备一份经得起推敲的合同文本

根据我们先前的经验,很多合同争议的发生和合同文本约定不明,导致双方理解偏差密不可分,造成了企业之间无谓的争执和损失。这个时候,一个"好"的合同文本就显得弥足珍贵。但是完善的合同文本需要集思广益,考虑多方面的潜在影响和因素,譬如:企业实际情况、商业谈判中的地位、与交易方的谈判,以及与业务相关的各种风险发生的可能性等,才能尽最大可能精益求精。同时,合同作为商业谈判所确定结果的重要凭证,应当尽可能的将谈判成果以文字固定下来,对合同双方予以保护。但是,我们经常会遇到很多企业对于业务谈判很重视,但对合同准备并不重视,在这种情况下,一旦遇到突发情况,如果相关条款表述不够完整准确,可能会带来严重的后果。有鉴于此,企业务必要重视合同准备。虽然在目前的情况下,再来准备合同条款也许不能解决合同履约争议的燃眉之急,但曲突徙薪,对于企业今后的业务可以防患于未然。根据我们先前的经验,企业可以基于业务模式准备多个版本的合同,或是对关键合同条款进行模块化准备,帮助企业针对不同的情况分别应对。

三、 总结

从企业微观角度讲,此疫揭示出国际贸易如此紧密的联系下,供应链的每一环的重要性,企业需要通过各种组合拳来应对暂时的挑战。同时,一份完整细致的合同,如同企业护身符一样,帮助企业减轻各类型的商业风险。所以企业需要认真准备商业合同,才能很好的保护到自身实际利益。

从近年来的历次PHEIC的最终结果来看,相关疫情虽然短期内会对疫情国经济造成一定的影响,但长期来看,均不会对疫情国的经济基本面带来冲击。风险释放之后往往就是机遇的到来。保持信心,未雨绸缪,大疫过后必能拨云见日


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