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疫情防控 | 电子印章-防疫办公居家旅行之利器

作者:陈兵 黄诗怡

为积极配合中央及各级政府对新型冠状病毒肺炎感染的疫情防控工作,诸多企业近期采取了包括延长假期、居家办公、特定员工自行隔离等措施,以尽量减少人群集结的情形。传统模式下,商业文件、合同往往需要各方当事人签署在纸质文件上,甚至需要各方当事人线下见面签署和盖章,在当下特殊时期则有诸多不便。通过电子签名在线上签署文件的方式在一定程度上可以缓解当下商业活动的困境。

电子签名和电子印章早非新鲜事物,但仍有较多企业对此了解较少或存在疑问,本文就电子签名的应用进行简要介绍及释疑,为企业在特定时期解决商业需要提供协助。

要点:

▪ 电子签名通俗的讲,就是电子化的签字或印章,包括电子公章、电子法代表人章、电子私章等;

▪ 可靠的电子签名具备法律效力,可广泛运用于合同、电子材料、单证等

▪ 特定时期,上海地区企业可直接通过"电子印章公共服务平台"( dzyz.sh.gov.cn)申请电子印章,简单易行,具备权威性和法律效力。

什么是电子签名?

通俗的讲,电子签名就是以电子形式存在的签字或印章。

电子签名指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据,例如电子版合同上的电子印章。电子签名范围广泛,一般可分为电子公章(如公司公章、业务专用章)、与机构关联的电子职务章(如法定代表人章)和电子私章(如仅用于普通个人事务办理的个人名章)。

电子签名的效力如何?

符合一定条件的电子签名,即"可靠的电子签名",与传统的手写签名或盖章具有同等法律效力。

根据《中华人民共和国电子签名法》规定,可靠的电子签名应满足以下条件:电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;签署后对电子签名的任何改动能够被发现;签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。除此之外,当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。

实现电子签名的可靠性属于技术问题,实践中广为接受的技术手段是以数字签名、权威认证机构和可信时间戳的方法保证电子签名可靠性。通过政府公共平台提供的电子印章系统提供的电子签名具有广泛的权威性和认可度。

电子签名如何应用于合同?

简单的讲,电子签名实质上就运用数字加密系统,将一份电子文件加盖获得一个可确认且不可更改的、附加时间和身份的印记。

从流程上讲,电子签名的使用涉及如下主体和环节:

1) 合同各方缔约人("电子签字人");

2) 权威认证机构("认证机构"),负责向电子签字人签发数字证书,该数字证书包含密码技术,可验证电子签名是否被改动;目前国家和各地都有相应的权威认证机构。

3) 可信的第三方时间戳服务中心("时间戳中心"),负责为电子合同提供时间戳,作为电子合同签订的时间依据,国内的均基于国家授时中心负责授时和守时。

4) 电子合同签署平台("签署平台"),其性质类似于中介,负责代理电子签字人与认证机构、时间戳中心交互。该签署平台一般由第三方提供,但企业也可自行搭建经认证的签署平台。

签订电子文本的步骤一般如下(实际操作应以具体签署平台的规定为准):

1) 电子签字人以真实身份信息注册签署平台,并经签署平台核实身份信息;

2) 电子签字人通过签署平台,生成或上传电子合同或文本;

3) 电子签字人通过签署平台,对电子文本进行电子签名;

4) 上述电子签名经签署平台生成后,通过平台背后的技术手段(例如经认证机构及时间戳中心对电子签署的文件签发数字证书并形成时间戳),生成完整的经电子签名签署的文件,供电子签字人下载。

有什么简单易行的电子印章操作途径?

目前已有大量经认证的第三方商业机构从事电子签名服务,如果日常业务大量涉及电子签名,企业可以根据需要,选择符合第三方商业机构来直接获得电子签名服务。

除了第三方机构提供商业服务外,很多地方政府也提供电子印章公共服务,相比于第三方商业机构所提供的服务外,由政府提供的公共服务具有便利、权威、官方接受度高等优势,且成本较低,简便易行,非常适合特定时期使用公司印章以及低频率使用电子印章的场景。

以上海地区为例,上海自2019年4月11日起已上线"电子印章公共服务平台"(网址:dzyz.sh.gov.cn),提供电子印章申请、制作、备案、查询、变更、注销、签章、验章和使用管理等服务。

操作方式非常的便利,持上海市法人一证通数字证书的法人或注册"一网通办"的个人,登录上述网站后,可以通过持有的一网通数字证书(U盘)直接申请电子印章。对于企业用户,通常需要一个工作日的审核后,即可使用电子印章。使用方式也极为简单,直接在该平台上传pdf版本的文件,上传后,即可获得形式具有印章的文本,且具备可验证性和法律效力。

常见疑问及释疑

1. 电子签名是否易被篡改,不安全?

某种程度上讲,相比传统签名或盖章,通过可靠平台完成的电子签名具有更高的安全性。经上文所述的合格平台生成的电子签名本身包含密码技术,可识别其所对应的电子签名是否被篡改。前述功能一般可通过电子合同签署平台提供的验签服务,或打开pdf版签名文件并点击电子签名查看签名验证状态等方式实现。

2. 用photoshop、截图等方式 "自制电子印章"是否有效?

电子印章本质与物理印章一样,均按照相关规定严格监管,因此其申请、使用均需要符合法定要求,自制的电子印章显然具有风险,此外,通过PS方式形成的电子印章也不符合"可靠的电子签名"的要求,不具与书面签字盖章相同的法律效力,且易被他人篡改,安全性低。另外,私人自制他人电子签名构成伪造、冒用、盗用的,还可能引发民事或刑事责任。另外,允许PS方式操作,也容易形成企业内部的风险(因为极易造成不受监控的滥用)。

企业可通过符合要求的自建电子合同签署平台生成电子签名并进行有效签署,或通过合格的第三方电子合同签署平台制作电子签名并完成签署。

3. 若电子签名可能被他人盗用或冒用,应该如何处理?

电子签名人应当妥善保管电子签名制作数据。电子签名人知悉电子签名制作数据已经失密或者可能已经失密时(如登录信息被他人获取),应当及时告知有关各方,并终止使用该电子签名制作数据(如使用电子签名平台上的注销电子签名功能)。

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